Verwaltung der Unternehmens-E-Mails für Reisebüros

Verwaltung der Unternehmens-E-Mails mit IDEO

Der E-Mail-Management-Modul ist eine moderne Lösung für die Bearbeitung und Automatisierung von Unternehmens-E-Mails. Er wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die im Bereich Tourismus und Visadienstleistungen tätig sind. Dank dieses Tools wird die Software für Visa- und Reisebüros noch effizienter: E-Mails werden an die entsprechenden Abteilungen weitergeleitet, Mitarbeiter erhalten schnellen Zugriff auf die Korrespondenz und die Kundendienstprozesse werden transparent und kontrollierbar. Als Teil umfassender Softwarelösungen für die Tourismusbranche ermöglicht das Modul die Automatisierung von Routineaufgaben, die Beschleunigung der Bearbeitung von Anfragen und die Verbesserung des Serviceniveaus.

Für wen ist das Modul E-Mail-Management nützlich?

Visum- und Reisebüros

Für die zentrale Bearbeitung von Kundenanfragen, die Automatisierung der Korrespondenz und die Beschleunigung der Antwortzeiten.

Reiseveranstalter und große Unternehmen der Branche

Für die Verteilung von E-Mails an die Abteilungen (Buchung, Rechnungsstellung, Reklamationen), die Kontrolle der SLAs und die Transparenz der Prozesse.

Support und Kundendienst

Für die gemeinsame Arbeit der Mitarbeiter mit Briefen, die Führung von Vorgangshistorien und die Verbesserung der Servicequalität.

Warum wählen Sie den E-Mail-Modul von IDEO?

Tiefgreifende Integration
SLA-Überwachung
KI-Unterstützung

Tiefgreifende Integration

Tiefgreifende Integration in die Geschäftsprozesse von Tourismus und Visadiensten – Briefe werden automatisch mit Kunden, Bestellungen und der Buchhaltung verknüpft und in Aufgaben oder Tickets umgewandelt.

SLA-Überwachung

SLA-Überwachung und Antwortzeitkontrolle – Das System verfolgt, wie viel Zeit die Bearbeitung einer E-Mail in jeder Abteilung in Anspruch nimmt, und meldet Terminüberschreitungen.

KI-Unterstützung

KI-Unterstützung für die Bearbeitung von E-Mails – automatische Kategorisierung von Anfragen (Buchungen, Reklamationen, Angebote) und intelligente Antwortvorschläge, was die Arbeit der Mitarbeiter beschleunigt.

Funktionen des Moduls

Verwaltung mehrerer Postfächer

Anbindung und Verwaltung einer beliebigen Anzahl von Postfächern

Ermöglicht die zentrale Kontrolle der gesamten Unternehmenskorrespondenz und spart so Zeit für Ihre Mitarbeiter.

Unterstützung von IMAP, SMTP und Microsoft 365 (OAuth2)

Gewährleistet Kompatibilität mit allen gängigen E-Mail-Diensten und einen sicheren Betrieb.

Zentrale Speicherung und Sicherheit der Korrespondenz

Alle E-Mails werden an einem Ort mit geschütztem Zugriff gespeichert, wodurch das Risiko von Datenverlusten verringert wird.

Gruppen und Abteilungen

Zusammenfassung von Postfächern in Gruppen und Abteilungen

Mitarbeiter sehen nur relevante E-Mails, was die Zusammenarbeit vereinfacht.

Automatische Weiterleitung von E-Mails an die zuständigen Mitarbeiter

Kundenanfragen werden ohne Verzögerungen an den richtigen Spezialisten weitergeleitet.

Flexible Konfiguration der Zuständigkeiten

Jede E-Mail wird einem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen, sodass keine Anfragen übersehen werden.

Automatisierung und Signaturen

Briefvorlagen und Signaturen für verschiedene Abteilungen

Zeitersparnis beim Verfassen von Briefen und einheitlicher Kommunikationsstil.

Automatische Sortierung (Posteingang, Archiv, Spam)

E-Mails sind immer gut organisiert und für Mitarbeiter leicht zugänglich.

Unterstützung von Autorespondern und flexiblen Bearbeitungsregeln

Schnelle Antworten an Kunden und automatische Bearbeitung von Routine-E-Mails.

Sicherheit und Rechteverwaltung

Einrichtung von Rollen und Zugriffsrechten für Mitarbeiter

Jeder Mitarbeiter sieht nur das, was er für seine Arbeit benötigt.

Einhaltung der DSGVO

Einhaltung der europäischen Standards zum Schutz personenbezogener Daten.

Sichere Authentifizierung über OAuth2

Zusätzlicher Schutz für den Zugriff auf Unternehmens-E-Mails.

Sicherheit für Unternehmens-E-Mails auf höchstem Niveau

Der E-Mail-Management-Modul sorgt für ein hohes Maß an Sicherheit für Unternehmens-E-Mails und schützt die Korrespondenz vor unbefugtem Zugriff und Datenlecks. Das System unterstützt die sichere Authentifizierung über OAuth2, die zentrale Speicherung von E-Mails und die Konfiguration von Zugriffsrechten für Mitarbeiter. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen in der Reisebranche, wo der Umgang mit personenbezogenen Kundendaten von entscheidender Bedeutung ist. Der Einsatz einer solchen Lösung macht die Unternehmenskorrespondenz zuverlässig und transparent, was sie zur idealen Wahl für die Backoffice-Software von Reisebüros macht.

Integration in Prozesse

Zuordnung von E-Mails zu Kunden, Aufträgen und der Buchhaltung

Die gesamte Kommunikation ist mit den Geschäftsprozessen verknüpft, was die Kontrolle und Berichterstattung vereinfacht.

Umwandlung von E-Mails in Aufgaben oder Tickets

E-Mails werden automatisch in Arbeitsaufträge für Mitarbeiter umgewandelt.

Statistiken nach Abteilungen und durchschnittliche Antwortzeit

Ermöglicht die Analyse der Teameffizienz und die Optimierung von Prozessen.

Prozessmanagement

Verwaltung von Aufgaben, Bestellungen und Tickets

Die Mitarbeiter sehen den vollständigen Status jeder Anfrage.

Statusüberwachung: „offen“, „in Bearbeitung“, „erledigt“

Sorgt für Transparenz bei der Arbeit und Kontrolle der Aufgabenausführung.

SLA-Überwachung der Antwortzeiten an Kunden

Das System meldet Terminüberschreitungen und verbessert so die Servicequalität.

Gemeinsame Arbeit

Interne Notizen zu E-Mails und Aufträgen

Mitarbeiter können innerhalb des Teams Kommentare und Anweisungen austauschen.

Gemeinsame Arbeit von Mitarbeitern an einer E-Mail

Mehrere Spezialisten können an einer Anfrage arbeiten, ohne dass es zu Doppelarbeit kommt.

Änderungs- und Aktionsverlauf

Volle Transparenz der Änderungen und Aktionen für jede E-Mail.

KI-Unterstützung

Automatische Kategorisierung (Buchungen, Reklamationen, Angebote)

Das System sortiert die E-Mails selbst nach Typ und spart so Zeit für die Mitarbeiter.

KI-Vorschläge für Antworten

Vorgefertigte Antwortvorschläge beschleunigen die Bearbeitung von Anfragen.

Intelligente Weiterleitung nach Themen

E-Mails werden automatisch an die richtigen Abteilungen und Spezialisten weitergeleitet.