Das System ist besonders effektiv für:
Hauptfunktionen des Systems:
Verwaltung und Organisation von Visumverfahren
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Verwaltung von Visumtypen
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Verwaltung von Ländern und Kategorien
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Verwaltung von Bearbeitungsfristen
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Dokumentenprüfung
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Zentrale Datenbank
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Verwaltung von Zusatzleistungen und Paketen
Verwaltung von Visumtypen
Was er macht:
- Unterstützung für alle Visumkategorien: Touristen-, Geschäfts-, Arbeits-, Studien-, Transit- und Schengen-Visa
- Passt die Anforderungen automatisch an bestimmte Länder an
- Unterstützt verschiedene Gültigkeitsdauer und Einreisebedingungen
- Integriert aktuelle Visabestimmungen der Konsulate
- Anpassung individueller Visabestimmungen für jedes Land
Vorteile
→ Anpassung an die Anforderungen jedes Reiseziels
→ Immer aktuelle Informationen zu Visabestimmungen
Verwaltung von Ländern und Kategorien
Was macht es:
- Unterstützt alle Länder der Welt und alle Arten von Visa (konsularische, elektronische (eVisa), ETA usw.).
- Gruppiert Länder nach Kategorien, je nach Komplexität der Visaerteilung.
- Ermöglicht die Anpassung individueller Visabestimmungen und Dokumentenlisten für jedes Land.
Vorteile
→ Einheitliches System für die Arbeit mit allen Reisezielen weltweit.
→ Geringeres Risiko von Fehlern aufgrund mangelnder Kenntnisse über die Besonderheiten eines bestimmten Landes.
Verwaltung von Bearbeitungsfristen
Was macht es:
- Berechnet automatisch die Bearbeitungszeiten für verschiedene Visumkategorien
- Berücksichtigt die Arbeits-/Feiertage von Konsulaten und Visumzentren
- Zeigt den Kunden die tatsächlichen Fertigstellungstermine für ihre Dokumente an
- Überwacht die Einhaltung der Fristen in jeder Bearbeitungsphase
Vorteile
→ Steigert das Vertrauen der Kunden durch genaue Termine
→ Automatisiert die Planung des Arbeitsprozesses
Dokumentenprüfung
Was es macht:
- Erstellt personalisierte Dokumentenlisten für jeden Visumtyp
- Überprüft die Vollständigkeit der vom Kunden eingereichten Dokumente
- Speichert Scans aller Dokumente in verschlüsselter Form
- Erinnert automatisch an fehlende Dokumente
- Erstellt nicht nur personalisierte Listen, sondern ermöglicht auch das Hochladen und Speichern von Dokumenten in verschiedenen Formaten (PDF, Scan, Foto) in strukturierter Form.
Vorteile
→ Reduziert die Anzahl der Ablehnungen aufgrund unvollständiger Unterlagen
→ Spart bis zu 30 % der Zeit der Manager für die Überprüfung
Zentrale Datenbank
Was sie macht:
- Speichert alle Infos über Kunden und Anfragen in einem System
- Sorgt für sofortigen Zugriff auf die Anfragegeschichte
- Unterstützt die gleichzeitige Arbeit mehrerer Mitarbeiter
- Erstellt regelmäßig Backups der Daten
Vorteile
→ Verhindert den Verlust von Infos
→ Vereinfacht die Suche und Analyse von Daten
Verwaltung von Zusatzleistungen und Paketen
Was macht es:
- Ermöglicht die Konfiguration und Verknüpfung zusätzlicher Dienstleistungen mit Visumanträgen: Versicherungen, Kurierzustellung, Expressbearbeitung.
- Erstellt fertige Dienstleistungspakete (z. B. Standard, Comfort, Premium) zur Vereinfachung des Verkaufs.
- Fügt ausgewählte Dienstleistungen automatisch zur Rechnung hinzu.
Vorteile
→ Erhöht den durchschnittlichen Rechnungsbetrag durch Cross-Selling.
→ Erhöht den Komfort für den Kunden durch das Angebot von Komplettlösungen.
Finanz- und Tarif-Einstellungen
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Integration mit CRM/Buchhaltung
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Festlegung von Preisen und Tarifen
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Arbeitsablauf und Bearbeitung
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Statistik und Analyse
Integration mit CRM/Buchhaltung
Was es macht:
- Überträgt Daten automatisch an Buchhaltungssysteme
- Synchronisiert Informationen mit CRM- und ERP-Systemen
- Erstellt Finanzberichte zu Visumsvorgängen
- Unterstützt API für die Anbindung externer Dienste
- Bietet API-Integration für die Anbindung von Online-Formularen auf der Website des Kunden (Frontoffice) und die automatische Datenübertragung an VMS (Backoffice).
Vorteile
→ Keine doppelte Dateneingabe
→ Kontinuierliche Verkaufsanalyse
Festlegung von Preisen und Tarifen
Was es macht:
- Ermöglicht die schnelle Änderung der Preise für Visadienstleistungen
- Synchronisiert automatisch die Preise bei Aktualisierung der Konsulargebühren, Servicegebühren und Zusatzleistungen
- Unterstützt verschiedene Währungen und Zahlungssysteme
- Erstellt flexible Tarife für Partneragenturen
- Automatische Berechnung des Endpreises
Vorteile
→ Keine manuelle Aktualisierung der Preise erforderlich
→ Transparente Preisgestaltung für Kunden
Arbeitsablauf und Bearbeitung
Was macht es:
- Umwandlung eines Visumantrags in einen Auftrag oder Ticket
- Zuweisung zuständiger Mitarbeiter
- Kontrolle der Bearbeitungsfristen und SLAs
Vorteile
→ Garantiert die Einhaltung von Fristen und verhindert „verlorene“ Anträge, da jede Anfrage automatisch einem Bearbeiter zugewiesen und vom System kontrolliert wird.
→ Erhöht die Transparenz und Steuerbarkeit des gesamten Visumprozesses, ermöglicht die Echtzeit-Verfolgung des Status jeder Anfrage und verteilt die Arbeitslast gleichmäßig auf die Mitarbeiter.
Statistik und Analyse
Was macht er:
- Berichte zu Anträgen und Visa (Länder, Arten, Fristen)
- Analysen zu Zusatzleistungen
- Kontrolle der Umwandlung von Anträgen in bezahlte Aufträge
Vorteile
→ Ermöglicht fundierte Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage präziser Daten: Ermittlung der profitabelsten Bereiche, Bewertung der Nachfrage nach Zusatzleistungen und Optimierung der Arbeitsprozesse.
→ Steigert die Marketingeffizienz und erhöht den Umsatz, indem aufgezeigt wird, welche Werbekanäle und Visaprodukte zu mehr bezahlten Buchungen führen.
Automatisierung und digitale Dienste
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Automatisierung der Verarbeitung (OCR + Roboter)
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API-Integration (Frontoffice ↔ Backoffice)
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Online-Buchung (IBE)
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Automatische Benachrichtigungen
Automatisierung der Verarbeitung (OCR + Roboter)
Was es macht:
- Erkennt Daten aus gescannten Pässen und Dokumenten (OCR)
- Intelligente Verteilung der Anträge an die Abteilungen
- Füllt Visumanträge automatisch aus, ohne dass Daten manuell eingegeben werden müssen
- Verbindet sich mit den Websites der Konsulate, um Anträge direkt einzureichen
- Unterstützt elektronische Visa (automatischer Download fertiger Dokumente)
- Automatische Überprüfung der Bedingungen (z. B. Staatsangehörigkeit ↔ Visabestimmungen
Vorteile
→ Reduziert die Bearbeitungszeit um 50–70 %
→ Eliminiert 95 % der Fehler beim Ausfüllen
API-Integration (Frontoffice ↔ Backoffice)
Was macht es:
- Anbindung von Online-Formularen für Kunden
- Automatische Datenübertragung aus dem Formular in das VMS
- Feedback und Benachrichtigungen über E-Mail-Verwaltung
Vorteile
→ Reduziert den Zeitaufwand für die Erstellung von Anträgen um 80 % und schließt manuelle Eingabefehler aus, da die Daten sofort in fertiger Form in das System gelangen.
→ Erhöht die Kundenbindung durch sofortige automatische Bestätigungen und transparente Kommunikation in jeder Phase der Bearbeitung.
Online-Buchung (IBE)
Was es macht:
- Ermöglicht Kunden, Anfragen über die Website selbst zu senden
- Akzeptiert Online-Zahlungen über integrierte Zahlungssysteme
- Bietet einen persönlichen Bereich zur Statusverfolgung
- Synchronisiert Daten automatisch mit dem Hauptsystem
Vorteile
→ Reduziert die Belastung des Callcenters um 40 %
→ Ermöglicht die Annahme von Anfragen rund um die Uhr
Automatische Benachrichtigungen
Was macht es:
- Versendet SMS/E-Mail-Benachrichtigungen zu wichtigen Schritten des Antragsverfahrens
- Automatische Erinnerungen an Kunden über fehlende Dokumente
- Informiert über erforderliche zusätzliche Dokumente oder Zahlungen
- Benachrichtigt über die Bereitschaft des Visums und die Möglichkeiten, es abzuholen
- Unterstützt mehrsprachige Nachrichtenvorlagen
Vorteile
→ Verbessert die Kundenzufriedenheit durch Transparenz
→ Reduziert die Anzahl der Telefonanrufe
Integration und Support
VMS in Aktion
Besonderheiten von VMS
- Roboter für die Automatisierung: Hochladen fertiger elektronischer Visa, Ausfüllen von Fragebögen, Bearbeitung von Rechnungen. Intelligente Verteilung von Anträgen zwischen Managern und Abteilungen auf der Grundlage festgelegter Regeln (Routing).
- Flexible Servicepakete (Standard, Comfort, Premium), einschließlich Visum und damit verbundene Dienstleistungen. Komplettangebote (Visum + Flugticket + Hotel).
- Rund um die Uhr verfügbarer technischer Support: Fernunterstützung über TeamViewer.
- Sichere Serverplattform mit Daten-Backup.
Vorteile für Visumagenturen
Das VMS-System hilft Agenturen, ihre Arbeit zu optimieren und die Geschwindigkeit und Qualität ihres Kundenservices zu verbessern. Automatisierungs- und flexible Konfigurationstools machen es zu einer unverzichtbaren Lösung für die moderne Visa-Unterstützung.
- Reduzierung der Bearbeitungszeit von Anträgen um 50–70 % durch Automatisierung.
- Reduzierung von Fehlern beim Ausfüllen von Formularen und Zahlungsdaten.
- Transparente Prozesse für Kunden (Benachrichtigungen über den Status in jeder Phase).
- Vorkonfigurierte Integrationen mit Reiseveranstaltern, Fluggesellschaften und Hotels für einen umfassenden Verkauf.
- Steigerung der Konversionsrate von Anträgen in bezahlte Bestellungen und Erhöhung des durchschnittlichen Bestellwerts durch automatische Angebote für Zusatzleistungen (Versicherung, Expressbearbeitung).
- Leistungsstarkes Analyse- und Berichtssystem zur Überwachung der wichtigsten Geschäftskennzahlen: Statistiken nach Ländern, Visumtypen, Einnahmen aus Zusatzleistungen und Effizienz der Manager.