Система особенно эффективна для:
Основные функции системы:
Управление и организация визовых процедур
-
Управление типами виз
-
Управление странами и категориями
-
Управление сроками обработки
-
Контроль документов
-
Центральная база данных
-
Управление дополнительными услугами и пакетами
Управление типами виз
Что он делает:
-
Поддержка всех категорий виз: туристические, бизнес, рабочие, учебные, транзитные, шенген
-
Автоматически адаптирует требования к конкретным странам
-
Поддерживает различные сроки действия и условия въезда
-
Интегрирует актуальные визовые требования консульств
-
Настройка индивидуальных визовых правил для каждой страны
Преимущества
→ Адаптация к требованиям любого пункта назначения
→ Всегда актуальная информация о визовых требованиях
Управление странами и категориями
Что делает:
-
Поддерживает все страны мира и типы виз (консульские, электронные (eVisa), ETA и т.д.)
-
Группирует страны по категориям в зависимости от сложности получения визы.
-
Позволяет настраивать индивидуальные визовые правила и списки документов для каждой страны.
Преимущества:
→ Единая система для работы с любым направлением в мире.
→ Снижение риска ошибок из-за незнания специфики конкретной страны.
Управление сроками обработки
Что он делает:
- Автоматически рассчитывает сроки обработки виз различных категорий
- Учитывает рабочие/выходные дни консульств и визовых центров
- Показывает клиентам реальные сроки готовности документов
- Контролирует соблюдение сроков на каждом этапе обработки
Преимущества
→ Повышает доверие клиентов благодаря точным срокам
→ Автоматизирует планирование рабочего процесса
Контроль документов
Что он делает:
- Создает персонализированные списки документов для каждого типа визы
- Проверяет полноту документов, представленных клиентом
- Сохраняет сканы всех документов в зашифрованном виде
- Автоматически напоминает о недостающих документах
- Формирует не только персонализированные списки, но и позволяет загружать и хранить документы в различных форматах (PDF, скан, фото) в структурированном виде.
Преимущества
→ Сокращает количество отказов из-за неполного пакета документов
→ Экономит до 30 % времени менеджеров на проверку
Центральная база данных
Что она делает:
- Хранит всю информацию о клиентах и запросах в одной системе
- Обеспечивает мгновенный доступ к истории запросов
- Поддерживает одновременную работу нескольких сотрудников
- Регулярно создает резервные копии данных
Преимущества
→ Предотвращает потерю информации
→ Упрощает поиск и анализ данных
Управление дополнительными услугами и пакетами
Что делает:
-
Позволяет настраивать и привязывать к визовым заявкам дополнительные услуги: страховки, курьерскую доставку, услугу экспресс-обработки.
-
Формирует готовые пакеты услуг (например, Standard, Comfort, Premium) для упрощения продаж.
-
Автоматически добавляет выбранные услуги в счет.
Преимущества:
→ Увеличивает средний чек за счет кросс-продаж.
→ Повышает удобство для клиента за счет предложения комплексных решений.
Финансовые и тарифные настройки
-
Интеграция с CRM/бухгалтерией
-
Установление цен и тарифов
-
Рабочий процесс и обработка
-
Статистика и аналитика
Интеграция с CRM/бухгалтерией
Что он делает:
- Автоматически передает данные в бухгалтерские системы
- Синхронизирует информацию с CRM- и ERP-системами
- Создает финансовые отчеты по визовым операциям
- Поддерживает API для подключения внешних сервисов
- Обеспечивает API-интеграцию для подключения онлайн-форм на сайте клиента (Frontoffice) и автоматической передачи данных в VMS (Backoffice).
Преимущества
→ Отсутствие двойного ввода данных
→ Постоянный анализ продаж
Установление цен и тарифов
Что он делает:
- Позволяет быстро изменять стоимость визовых услуг
- Автоматически синхронизирует цены при обновлении консульских сборов, сервисных сборов и дополнительных услуг
- Поддерживает различные валюты и платежные системы
- Создает гибкие тарифы для партнерских агентств
- Автоматический расчет итоговой стоимости
Преимущества
→ Нет необходимости вручную обновлять цены
→ Прозрачное ценообразование для клиентов
Рабочий процесс и обработка
Что он делает:
-
Превращение визовой заявки в заказ или тикет
-
Назначение ответственных сотрудников
-
Контроль сроков обработки и SLA
Преимущества:
→ Гарантирует соблюдение сроков и исключает «потертые» заявки, так как каждый запрос автоматически закрепляется за исполнителем и контролируется системой.
→ Повышает прозрачность и управляемость всего визового конвейера, позволяя в реальном времени отслеживать статус каждой заявки и равномерно распределять нагрузку на сотрудников.
Статистика и аналитика
Что он делает:
-
Отчеты по заявкам и визам (страны, типы, сроки)
-
Аналитика по дополнительным услугам
-
Контроль конверсии заявок в оплаченные заказы
Преимущества:
→ Позволяет принимать взвешенные бизнес-решения на основе точных данных: определять самые прибыльные направления, оценивать спрос на дополнительные услуги и оптимизировать рабочие процессы.
→ Повышает эффективность маркетинга и увеличивает доход, показывая, какие рекламные каналы и визовые продукты приносят больше оплаченных заказов.
Автоматизация и цифровые услуги
-
Автоматизация обработки (OCR + роботы)
-
API-интеграция (Frontoffice ↔ Backoffice)
-
Онлайн-бронирование (IBE)
-
Автоматические уведомления
Автоматизация обработки (OCR + роботы)
Что он делает:
- Распознает данные из отсканированных паспортов и документов (OCR)
- Интеллектуальное распределение заявок по отделам
- Автоматически заполняет визовые анкеты без необходимости ввода данных вручную
- Подключается к сайтам консульств для прямой подачи анкет
- Поддерживает электронные визы (автоматическая загрузка готовых документов)
- Автоматическая проверка условий (например: гражданство ↔ визовые требования
Преимущества
→ Сокращает время обработки на 50–70 %
→ Устраняет 95 % ошибок при заполнении
API-интеграция (Frontoffice ↔ Backoffice)
Что он делает:
-
Подключение онлайн-форм заявок для клиентов
-
Автоматическая передача данных из формы в VMS
-
Обратная связь и уведомления через управление E-Mail
Преимущества:
→ Сокращает время на создание заявки на 80% и исключает ошибки ручного ввода, так как данные сразу попадают в систему в готовом виде.
→ Повышает лояльность клиентов за счет мгновенных автоматических подтверждений и прозрачной коммуникации на каждом этапе оформления.
Онлайн-бронирование (IBE)
Что он делает:
- Позволяет клиентам самостоятельно отправлять запросы через веб-сайт
- Принимает онлайн-платежи через интегрированные платежные системы
- Предоставляет личный кабинет для отслеживания статуса
- Автоматически синхронизирует данные с основной системой
Преимущества
→ Снижает нагрузку на колл-центр на 40%
→ Позволяет принимать запросы круглосуточно
Автоматические уведомления
Что он делает:
- Отправляет SMS/электронные уведомления о важных этапах процесса подачи заявления
- Автоматические напоминания клиентам о недостающих документах
- Информирует о необходимых дополнительных документах или платежах
- Уведомляет о готовности визы и возможностях ее получения
- Поддерживает многоязычные шаблоны сообщений
Преимущества
→ Повышает качество обслуживания клиентов за счет прозрачности
→ Сокращает количество обращений по телефону
Интеграция и поддержка
VMS в действии
Особенности VMS
- Роботы для автоматизации: загрузка готовых электронных виз, заполнение анкет, обработка счетов. Интеллектуальное распределение заявок между менеджерами и отделами на основе заданных правил (роутинг).
- Гибкие пакеты услуг (Standard, Comfort, Premium), включающие визу и сопутствующие сервисы. комплексные предложения (виза + авиабилет + отель).
- Круглосуточная техническая поддержка: удаленная помощь через TeamViewer.
- Безопасная серверная платформа с резервным копированием данных.
Преимущества для визовых агентств
Система VMS помогает агентствам оптимизировать свою работу и повысить скорость и качество обслуживания клиентов. Инструменты автоматизации и гибкой настройки делают ее незаменимым решением для современной визовой поддержки.
- Сокращение времени обработки заявок на 50–70 % за счет автоматизации.
- Сокращение ошибок при заполнении форм и платежных данных.
- Прозрачные процессы для клиентов (уведомления о статусе на каждом этапе).
- Предварительно настроенные интеграции с туроператорами, авиакомпаниями и отелями для комплексной продажи.
- Повышение конверсии заявок в оплаченные заказы и увеличение среднего чека за счет автоматического предложения дополнительных услуг (страхование, экспресс-обработка).
- Мощная система аналитики и отчетности для контроля ключевых показателей бизнеса: статистика по странам, типам виз, доходам от дополнительных услуг и эффективности менеджеров.