Wie wir bei IDEO mit Hilfe von KI die Visumantragsformulare vereinfacht haben

10 Dez

Wie wir bei IDEO mit Hilfe von KI die Visumanträge vereinfacht haben

Das Ausfüllen von Visumanträgen war für Kunden schon immer einer der schwierigsten Schritte. Viele Fragen, unverständliche Formulierungen, strenge Anforderungen und ein hohes Fehlerrisiko. Selbst eine kleine Ungenauigkeit kann zu Verzögerungen oder Ablehnungen führen.

Bei IDEO haben wir diesen Prozess komplett überarbeitet und ein neues KI-Modul für die Bearbeitung von Formularen eingeführt, das alle Routineaufgaben übernimmt und die Einreichung für den Kunden so einfach und verständlich wie möglich macht.

Jetzt muss der Kunde keine PDF-Dokumente mehr manuell ausfüllen oder sich mit komplizierten Formularen auseinandersetzen.

Ein KI-Agent, der den Kunden Schritt für Schritt begleitet

Anstelle von Formularen und Dateien erhält der Kunde einen persönlichen Link, über den er von einem KI-Agenten begrüßt wird. Dieser kommuniziert im Dialogformat – ruhig, verständlich und ohne unnötige Fachbegriffe.

Der KI-Agent:

stellt nacheinander die erforderlichen Fragen
erklärt, welche Daten benötigt werden und warum
überprüft sofort die Richtigkeit der Angaben
bittet am Ende um das Hochladen der erforderlichen Dokumente (Reisepass, Foto, Bestätigungen)

Alle Daten und Dateien werden automatisch an IDEO übertragen.

Auf der Grundlage dieser Informationen erstellt das System selbst fertige PDF-Fragebögen oder digitale Formulare zur Einreichung auf der Website des Außenministeriums.

Für den Kunden sieht das wie ein normales Gespräch aus, für das IDEO-Team wie ein fertiger, geprüfter Antrag.

Weniger Fehler, schnellerer Prozess, mehr Vertrauen

Der neue KI-Modul ist nicht nur eine Annehmlichkeit, sondern ein vollwertiges digitales Ökosystem.

Er kann:

die Qualität und Konformität von Dokumenten überprüfen
staatliche Formulare automatisch ausfüllen
den Kunden als virtueller Berater bis zum Ende begleiten
den Status des Antrags und die noch ausstehenden Schritte anzeigen
in mehreren Sprachen und über verschiedene Kanäle (Website, E-Mail, WhatsApp) arbeiten

Das Ergebnis:

Fehler seitens des Kunden sind praktisch ausgeschlossen
Anträge werden schneller bearbeitet
Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit manuellen Arbeiten
Der Kunde empfindet den Prozess als sicher und transparent

Bei IDEO haben wir einen KI-Agenten eingeführt, der das Ausfüllen von Visumformularen vollständig automatisiert und dem Team bis zu 80 % Zeit spart.

Und vor allem macht er den Visumprozess für jeden Kunden einfach und verständlich.

Möchten Sie einen solchen KI-Agenten in Ihr System integrieren?

Bei IDEO verwenden wir KI nicht nur für Visumprozesse, sondern entwickeln und implementieren auch ähnliche KI-Agenten für spezifische Geschäftsaufgaben:

von Formularen und Dokumenten bis hin zu komplexen Kundenszenarien.

Wenn Sie Folgendes möchten: